Gianyar, LenteraEsai.id – Arsip mungkin hanya terlihat sebagai tumpukan dokumen yang tersimpan rapi di ruang kerja. Namun, di balik setiap berkas tersimpan jejak perjalanan organisasi, dasar pengambilan keputusan, hingga bukti pertanggungjawaban pemerintah. Menyadari pentingnya hal tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusar) Kabupaten Gianyar menggelar Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis, Selasa (6/10) di Ballrom Sabha Praja MPP Kabupaten Gianyar.
Bimtek Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi bagian dari upaya memperkuat kompetensi sumber daya manusia dalam mengelola arsip dinamis, baik arsip aktif maupun arsip inaktif, agar semakin tertib, sistematis, dan sesuai ketentuan.
Sekretaris Dispusar Kabupaten Gianyar, I Nyoman Bidi Sastra Sedana, mengatakan kegiatan tersebut bertujuan meningkatkan kompetensi peserta agar lebih optimal dalam melaksanakan tugas pada unit kearsipan di masing-masing perangkat daerah.
“Melalui bimtek ini kami berharap kompetensi pengelola arsip semakin meningkat, sehingga pengelolaan arsip dinamis di masing-masing perangkat daerah dapat dilaksanakan secara optimal dan sesuai ketentuan,” ujarnya.
Bimtek Pengelolaan Arsip Dinamis tersebut diikuti oleh 125 peserta yang merupakan arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan perangkat daerah Kabupaten Gianyar. Untuk memperkuat pemahaman peserta, Dispusar menghadirkan Arsiparis Ahli Madya pada Bagian Kearsipan Biro Umum Setda Provinsi Bali, yakni Alit Arya Subaga, dan I Nyoman Widiarta, sebagai narasumber.
Mewakili Sekda Gianyar, Staf Ahli Bidang Perekonomian dan Pembangunan Kabupaten Gianyar, Ni Made Mirnawati, mengatakan kehadiran peserta merupakan bentuk komitmen dan keseriusan dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dinamis di perangkat daerah masing-masing.
Menurutnya, arsip bukan sekadar dokumen administratif. Arsip merupakan memori kolektif organisasi sekaligus bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Karena itu, pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran administrasi, proses pengambilan keputusan, hingga memberikan perlindungan hukum.
“Arsip adalah memori kolektif organisasi dan bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Pengelolaan arsip dinamis, baik arsip aktif maupun arsip inaktif, memegang peran penting dalam mendukung kelancaran proses administrasi, pengambilan keputusan serta perlindungan hukum,” jelasnya.
Di tengah tuntutan tata kelola pemerintahan yang semakin cepat dan berbasis digital, Mirnawati mengakui pengelolaan kearsipan masih menghadapi sejumlah tantangan. Mulai dari keterbatasan pemahaman sumber daya manusia hingga proses peralihan dari pengelolaan arsip konvensional menuju sistem kearsipan digital.
Karena itu, melalui bimtek tersebut peserta diharapkan tidak hanya memahami pentingnya arsip, tetapi juga menguasai instrumen kearsipan secara lebih komprehensif, di antaranya tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD).
“Kepada seluruh peserta kami berpesan agar mengikuti kegiatan ini dengan serius, aktif dan sungguh-sungguh. Serap ilmu yang disampaikan narasumber, kemudian aplikasikan di unit kerja masing-masing. Jadikan momentum ini sebagai langkah nyata untuk mendongkrak kualitas tata kelola pemerintahan yang bersih, transparan dan akuntabel,” pungkasnya. (LE-VJ)
